Slack vs SweetHive: come funzionano 

La collaborazione tra le persone è basata sulla condivisione di dati ed informazioni e sulla effettiva capacità di interazione. Questa condivisione di informazioni può avvenire in diversi modi: nelle organizzazioni il più comune è l’email, seguita – o spesso abbinata – alle chat collaborative, come Slack. 

Channels contro Contexts 

In Slack, per accedere alle conversazioni, si deve selezionare un channel presente in un elenco, che è lungo tanto quanti sono i channel (ossia le chat) creati. Questa filosofia, semplice per pochi team, crea però delle criticità quando il numero di canali cresce: è il caso in cui si passa da qualche team ad una organizzazione intera. Slack è un sistema efficace finché viene utilizzato all’interno di una parte limitata dell’organizzazione. In una situazione in cui manager e dipartimenti devono comunicare tra loro, il rischio di creare troppi channel e avere troppi contenuti duplicati è molto alto, tale per cui diventa complesso seguire le conversazioni e le dinamiche aziendali semplicemente saltando da una chat all’altra. 

In SweetHive, invece, tutte le comunicazioni e le applicazioni fluiscono negli hive – gli ambienti di lavoro – unicamente attraverso i contesti, che rappresentano gli argomenti oggetto di ogni attività di collaborazione. 

I contesti sono organizzati per livelli e permettono di rappresentare online l’organizzazione reale. I contesti aiutano a tenere insieme tutte le conversazioni, le immagini, i video, le note, gli appunti che riguardano un argomento o area di lavoro in particolare. Per questo motivo diciamo che i contenuti sono contestualizzati.

A differenza dei channel e delle chat, in ogni contesto puoi scegliere con quali gruppi di persone condividere le comunicazioni per ogni singola comunicazione. Questo permette di risparmiare tempo nelle ricerche lavorando in modo più efficiente perché i gruppi parlano tra loro creando un effetto di coinvolgimento su ogni specifico contesto.

Quello che spesso manca ai sistemi pensati per i team, come Slack, è proprio la possibilità di gestire molteplici argomenti di discussione nella stessa chat (evitando così di moltiplicare il numero di canali da seguire). Con SweetHive, invece, gli utenti si trovano a dover seguire un solo flusso di messaggi (1 solo thread), costituito a sua volta da messaggi che arrivano dai diversi contesti. Guardando questo flusso, si è in grado di comprendere tutto quello che sta accadendo e che riguarda il proprio ruolo nell’organizzazione in cui si è realmente coinvolto.

Chat in parallelo (switch) vs gerarchia dei Contesti (drill-down e drill-up)

Come si passa da un argomento all’altro nei due sistemi?

Slack, come visto, è organizzato in tante chat in parallelo. Se si vuole comprendere meglio i contenuti di un determinato argomento, bisogna prima trovare il canale corretto dalla lista (difficile quando le chat sono tante) e, una volta dentro, scorrere fino a quando non si trova l’argomento di proprio interesse. Per cui, per passare da un argomento all’altro, bisogna saltare (o switchare) da un channel all’altro.

In SweetHive, invece, ogni messaggio è organizzato all’interno dei contesti che sono strutturati gerarchicamente tra loro (come avviene per le cartelle). Questo permette di organizzare alla fonte i contenuti e le conversazioni. Inoltre, SweetHive ha una funzione importante: in ogni contesto si vedono i contenuti di tutti i contesti ai livelli inferiori. Questo permette di muoversi rapidamente dal generale al particolare. Cosa che può essere fatta, ad esempio esplorando la gerarchia dei contesti sul menu di navigazione oppure cliccando direttamente sul nome del contesto riportato su ogni singolo messaggio (drill-down). 

Viceversa, se vuoi salire di livello passando dal particolare al generale di un argomento, c’è il tasto Go UP che puoi trovare a sinistra della barra di ricerca dei messaggi, o dentro ciascuna App (drill-up). 

Questa funzionalità semplifica sicuramente la vita dell’utente, perché basta seguire un solo flusso di messaggi senza dover aprire tante chat per riuscire a star dietro al susseguirsi degli eventi. 

Questo meccanismo avviene non solo per i messaggi, ma anche per i file, i report, le immagini, i video, i task e quant’altro offerto dalla piattaforma e dalle integrazioni.

Comunicazione sincrona contro comunicazione asincrona: il ruolo dei trigger nella produttività

Slack = chat = comunicazione sincrona = tanti trigger, perchè qualcuno attende una risposta subito. 

Vi siete mai chiesti quanto sia davvero produttivo chattare? Essere troppo esposti ai trigger aumenta il livello di stress e rende spesso difficile concentrarci su ciò che stiamo facendo. A volte organizzare brevi call mirate in giornata può essere più produttivo. Inoltre una vasta letteratura ha dimostrato che i trigger “digitali” creano dipendenza come le sigarette. Il rischio per la produttività è che le persone tendono a spendere più tempo a chattare che per altre attività più produttive. 

SweetHive = post = comunicazione asincrona = pochi trigger, nel momento in cui si è pronti a processare un nuovo argomento si passa al suo contesto dove, al momento giusto, si trova subito tutto quello che serve per essere rapidi ed efficaci nella risposta.

Questo secondo approccio permette di mantenere le persone meno stressate all’interno dell’organizzazione, tenendole allo stesso tempo più focalizzate e produttive. Limitare i trigger solo per i solleciti, laddove nasce un’urgenza reale, evita gli effetti negativi delle “dipendenze” digitali. Permette inoltre alle persone di portare avanti il loro lavoro per “collaborare” quando raggiungono un avanzamento.  

In sintesi: entrambe queste app offrono grandi funzionalità per favorire la collaborazione, ma sono progettate per soddisfare esigenze diverse. Se hai bisogno di gestire pochi team, condividere un numero limitato di documenti e informazioni rispetto a pochi progetti, Slack è un’ottima opzione. Invece, se devi gestire una media o grande organizzazione, SweetHive risponde meglio alle tue necessità, in quanto organizza in maniera contestualizzata i ruoli e le diverse funzioni e il modo in cui si condividono le informazioni. 

Se stai cercando un’app per collaborare in sinergia con i team, ti consigliamo di provare SweetHive. Un team di supporto ti aiuterà nella sua configurazione.

Se sei interessato a SweetHive, puoi contattarci oggi e prenotare una demo gratuita!