Richten Sie Ihren Workspace mit Aristeo ein, dem KI-Berater

Der schwierigste Moment mit jedem Workspace-Tool ist die erste Stunde. Sie melden sich an, stehen vor einem leeren Bildschirm und müssen entscheiden, wie Ihr Unternehmen organisiert werden soll, noch bevor Sie überhaupt jemanden eingeladen haben. Die meisten Teams übernehmen entweder eine Struktur, die nicht passt, oder verzichten ganz auf eine Struktur und zahlen später den Preis dafür in Form von Berechtigungen, die niemand versteht.

SweetHive verfolgt einen anderen Ansatz. Statt eines leeren Workspace erhalten Sie Aristeo, den Berater-Agenten von SweetHive, der die Struktur gemeinsam mit Ihnen entwirft und aufbaut, Schritt für Schritt nach Ihrer Freigabe. Diese Anleitung zeigt, wie eine Sitzung abläuft und wie Sie das Beste daraus machen.

Warum die Struktur an erster Stelle steht

In SweetHive ist Ihre Organisation ein Hive. Darin wird die Arbeit in Kontexte gegliedert: Abteilungen, Projekte, Kunden, verschachtelt wie ein Baum. Gruppen entscheiden, wer welchen Kontext sieht. Diese Struktur dient nicht nur der Ordnung. Sie bestimmt, was jede Person sehen kann, und damit auch, was jeder KI-Agent sehen kann, denn ein Agent weiß nie mehr als die Person, für die er arbeitet.

Die Struktur früh richtig aufzusetzen ist die mit Abstand beste Investition in einen sicheren, nützlichen Workspace. Genau dafür wurde Aristeo gebaut.

Eine Sitzung starten

Wenn Sie einen Hive erstellen, wählen Sie den Weg über den Berater-Agenten. Aristeo läuft als Agent mit Admin-Berechtigung, Sie müssen also Admin des Hive sein, und er handelt als Sie, aber nur dort, wo Sie Admin sind. Er arbeitet über denselben SweetHive Agents Node, der auch Ihre anderen Agenten betreibt.

Beschreiben Sie dann Ihre Organisation in einfachen Worten. Ein Satz reicht für den Anfang:

„Ich leite ein kleines Architekturbüro: drei Partner, vier Architekten, eine Büroleitung. Wir arbeiten an etwa sechs Projekten gleichzeitig, mit Kunden und externen Ingenieuren.“

Aristeo stellt ein paar Fragen zu Ihren Teams, Ihren Kunden und Ihren Projekten, bevor er etwas vorschlägt.

Der Vorschlag

Auf Grundlage Ihrer Antworten und vorgefertigter Vorlagen schlägt Aristeo eine Struktur vor. Für das oben genannte Büro sieht ein typischer Vorschlag so aus:

• Ein interner Kontext für Partner und Mitarbeitende, für die gesamte Dauer des Büros.
• Ein Kontext pro Projekt, jeweils mit einer Kunden-Gruppe und einer Lieferanten-Gruppe, die nur dieses Projekt sehen.
• Gruppen nach Zielgruppe, etwa Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und Vorstand, jeweils nur dort aktiviert, wo der Zugriff reichen soll.

Das ist der Moment, um nachzuhaken. Fragen Sie, warum eine Gruppe existiert, führen Sie Kontexte zusammen, die redundant wirken, und benennen Sie Dinge mit den Worten um, die Ihr Team tatsächlich verwendet. Der Vorschlag ist ein Entwurf, keine Entscheidung.

Aufbau, Schritt für Schritt

Sobald Sie einverstanden sind, baut Aristeo die Struktur Schritt für Schritt auf: zuerst die Kontexte, dann die Gruppen und schließlich die Aktivierung jeder Gruppe dort, wo sie hingehört. Sie geben jeden Schritt frei. Er kann außerdem in jedem neuen Kontext eine Begrüßungsnachricht posten, die erklärt, wofür der Bereich gedacht ist. Das hilft den ersten Personen, die ankommen, und gibt ihren Agenten einen sauberen Startpunkt.

Menschen einladen, mit Bedacht

Als Nächstes bietet Aristeo an, Ihre Leute einzuladen und jede Person in die richtige Gruppe einzuordnen. Er fragt immer nach, bevor er jemanden einlädt, und erst, nachdem Sie genau bestätigt haben, wer wohin kommt. Zwei praktische Hinweise:

• Mitglieder und Gäste sind verschieden. Ihr Team tritt als Mitglieder bei. Kunden und externe Ingenieure können als Gäste beitreten: kostenlos, beschränkt auf das, was mit ihrer Gruppe geteilt wird, und niemals als Mitglieder gezählt.
• Fangen Sie eng an. Es ist leichter, jemanden später zu einer Gruppe hinzuzufügen, als festzustellen, dass die Person einen Kontext gesehen hat, den sie nicht hätte sehen dürfen.

Den Hive gesund halten, während Sie wachsen

Aristeo ist nicht nur für den ersten Tag da. Organisationen verändern sich, und die Struktur muss folgen. Typische Anfragen zu einem späteren Zeitpunkt:

• „Füge einen Kontext für das neue Bibliotheksprojekt hinzu, mit einer eigenen Kunden-Gruppe.“
• „Erstelle eine Gruppe für den Tragwerksplaner und aktiviere sie nur beim Projekt Hafen.“
• „Richte den neuen Kunden genauso ein wie unsere anderen Kundenprojekte.“
• „Lade unsere zwei neuen Architekten in die Gruppe Mitarbeitende ein.“

Jede Änderung wird vorgeschlagen, erläutert und erst nach Ihrer Freigabe angewendet. Aristeo darum zu bitten, eine Struktur wiederzuverwenden, die Ihnen bereits gefällt, ist besonders nützlich für Agenturen und Büros, die häufig neue Projekte eröffnen: Jeder neue Kundenkontext startet mit denselben sauberen Grenzen. Manche Änderungen, etwa jemanden aus einer Gruppe zu entfernen, nehmen Sie weiterhin selbst von Hand in den Kontexteinstellungen vor.

Was Aristeo nicht tut

Es hilft, die Grenzen zu kennen. Aristeo baut die Struktur: Kontexte, Gruppen, wo jede Gruppe aktiv ist, und Einladungen. Er installiert keine Apps für Sie; die fügen Sie über das Apps-Panel jedes Kontexts hinzu, wo sie die Grenze des Kontexts erben. Er handelt nicht in Hives, in denen Sie kein Admin sind. Und er lädt niemals Personen ein oder postet, ohne vorher zu fragen.

Tipps für eine gute erste Sitzung

1. Bringen Sie eine Liste mit. Ihre Teams, Ihre aktuellen Projekte oder Kunden und alle externen Partner.
2. Denken Sie in Zielgruppen, nicht in Ordnern. Die nützliche Frage lautet „Wer sollte das sehen?“, nicht „Wohin gehört das?“.
3. Halten Sie die erste Version klein. Drei bis sechs Kontexte reichen, um loszulegen. Fügen Sie mehr hinzu, wenn die tatsächliche Arbeit danach verlangt.
4. Laden Sie zuerst ein oder zwei Personen ein. Lassen Sie sie ein paar Tage arbeiten und laden Sie dann die übrigen ein.
5. Kommen Sie zurück, wenn sich etwas ändert. Ein neues Projekt, ein neuer Kunde oder eine Neueinstellung ist ein guter Moment, um Aristeo zu bitten, die Struktur zu erweitern.

Ein kleines Team braucht keine IT-Abteilung, um Berechtigungen richtig hinzubekommen. Es braucht eine klare Struktur und einen geduldigen Berater, der sie gemeinsam mit Ihnen aufbaut. Wenige, aber schlagkräftig beginnt mit einem Hive, der passt.

Lassen Sie Aristeo Ihren Hive aufbauen. Starten Sie die 14-tägige kostenlose Testphase von SweetHive, beschreiben Sie Ihre Organisation in einem Satz und geben Sie die Struktur Schritt für Schritt frei.