La mayoría del software empresarial llega de la misma manera: una herramienta nueva, un acceso nuevo, un nuevo lugar donde viven tus datos y un conjunto más de permisos que nadie mantiene sincronizado con el resto. Al cabo de un año, una empresa pequeña tiene una docena y ninguna respuesta clara a una pregunta sencilla: ¿quién puede ver qué?
Las apps de SweetHive funcionan al revés. No están al lado de tu espacio de trabajo, sino dentro de él, en el contexto donde se hace el trabajo. Esta guía explica cómo funciona, cómo elegir e instalar una app y cómo se facturan los planes y los paquetes. El catálogo completo está en la SweetHive Store.
Una app vive en un contexto
En SweetHive tu organización es un hive, y el trabajo se organiza en contextos: departamentos, proyectos, clientes. Los grupos deciden quién ve cada contexto. Una app se instala en uno de esos contextos, por ejemplo SweetTreasury en el contexto Administración, o ScuolaBus en el contexto del colegio que gestiona el servicio de autobús.
Esa elección es la clave. Cuando alguien abre la app, esta trabaja con lo que esa persona ve de ese contexto: el propio contexto y los subcontextos a los que llegan sus grupos, nada más. El acceso que recibe la app está vinculado a la persona y al contexto, y caduca al cabo de una hora. Un administrador también puede limitar una instalación a grupos concretos para que, por ejemplo, solo el grupo de contabilidad vea la app de tesorería.
El resultado es que no tienes que gestionar un segundo conjunto de permisos para cada herramienta. La estructura que ya tienes decide lo que puede ver cada app.
Qué hay hoy en la Store
El catálogo se organiza en cuatro áreas:
- Administración y finanzas: SweetTreasury para caja y bancos, SweetControl para el control de gestión, SweetTimetable para las hojas de horas, Scadenze Studio para asesorías contables y SweetISO para la gestión de la calidad.
- Ventas y marketing: SweetCRM para contactos, ofertas y pedidos, y SweetReach para canales, planes editoriales, artículos y campañas.
- Centros educativos: siete apps para el día a día de un colegio, desde ScuolaBus y el comedor hasta las excursiones, el mantenimiento, la biblioteca, las solicitudes de compra y los permisos.
- 3D y patrimonio: Máquinas 3D, con el visor y las animaciones de AerariumChain, con precio por máquina.
Algunas apps tienen un precio público mensual y anual; otras se configuran en función de tus datos y procesos y se presupuestan tras una breve demo. La Store indica cuál es cada caso.
Instalar una app, paso a paso
- Elige el contexto. Decide dónde va la app: en la raíz del hive si la usa toda la organización, o en un contexto de primer nivel si pertenece a un departamento o proyecto.
- Añádela desde la tarjeta Apps. Abre el contexto, ve a su tarjeta Apps y elige la app, o empieza desde la tienda dentro de SweetHive y selecciona el hive y el contexto. Solo los administradores del hive pueden instalar apps.
- Decide quién la usa. Por defecto, la app sigue los grupos del contexto. Si solo deben usarla algunos grupos, limita la instalación a ellos.
- Ábrela desde el hub. Las apps instaladas aparecen en el contexto y en el hub del hive, para que la gente las encuentre donde ya trabaja.
Planes, paquetes y facturas
Cada app con precio público tiene su propio plan, mensual o anual. El plan anual cuesta diez cuotas mensuales, así que dos meses son gratis. Los precios no incluyen el IVA y los planes se renuevan automáticamente; activar un plan de pago corresponde al titular o a un administrador de la organización.
Las apps funcionan sobre un plan de organización (Team, Business o Enterprise), que determina cuántas personas, invitados, almacenamiento y agentes tienes. Si compras una app por separado, se factura como una suscripción independiente junto a tu plan de organización.
Si lo quieres todo junto, pide un paquete. Un paquete reúne el plan de organización y las apps en una sola suscripción y una sola factura, con una única fecha de renovación. Nuestro equipo lo prepara por ti y el titular de la organización lo activa con un clic. La Store propone combinaciones ya preparadas, como la suite Escuela o la suite Administración, y también puedes solicitar la tuya.
Las organizaciones nuevas pueden probar SweetHive gratis durante 14 días con su primer plan. Los paquetes se activan directamente, sin periodo de prueba.
Cuando la app que necesitas no existe
Todas las apps de la Store nacieron de un proceso real en una organización real. Si falta la tuya, tienes dos caminos. Los desarrolladores pueden registrar su propia app en SweetHive, en Developer y luego Apps: nuestro equipo la revisa antes de publicarla en la Store, y el SDK está disponible en acceso anticipado. O cuéntanos el proceso y podemos desarrollarla contigo, limitada a tus contextos desde el primer día.
Una lista de comprobación breve
- Parte del trabajo, no de la herramienta. ¿Qué proceso lleva hoy demasiado tiempo y en qué contexto ocurre?
- Instálala donde vive el trabajo. Una app de departamento en el contexto del departamento, una app de proyecto en el contexto del proyecto.
- Mantén un público reducido. Limita la instalación a los grupos que la necesitan; más adelante puedes ampliarla.
- Pasa a un paquete cuando lo tengas claro. Prueba las apps de una en una y después pide un paquete para tener una sola suscripción y una sola factura.
Consulta el catálogo y los paquetes en la SweetHive Store, o crea tu hive e instala tu primera app en un contexto.