Comment fonctionnent les applications dans SweetHive : dans un contexte, pas à côté

La plupart des logiciels d’entreprise arrivent de la même manière : un nouvel outil, un nouvel identifiant, un nouvel endroit où vivent vos données, et un jeu de permissions de plus que personne ne synchronise avec le reste. Au bout d’un an, une petite entreprise en a une douzaine et aucune réponse claire à une question simple : qui peut voir quoi ?

Dans SweetHive, les applications fonctionnent à l’inverse. Elles ne se placent pas à côté de votre espace de travail, elles vivent à l’intérieur, dans le contexte où le travail se fait. Ce guide explique comment cela fonctionne, comment choisir et installer une application, et comment les abonnements et les packs sont facturés. Le catalogue complet se trouve sur le SweetHive Store.

Une application vit dans un contexte

Dans SweetHive, votre organisation est un hive, et le travail s’organise en contextes : services, projets, clients. Les groupes déterminent qui voit chaque contexte. Une application est installée dans l’un de ces contextes, par exemple SweetTreasury dans le contexte Administration, ou ScuolaBus dans le contexte de l’école qui gère le service de bus.

Tout l’intérêt est là. Quand une personne ouvre l’application, celle-ci travaille avec la vue qu’a cette personne de ce contexte : le contexte lui-même et les sous-contextes auxquels ses groupes ont accès, rien de plus. L’accès que reçoit l’application est lié à la personne et au contexte, et il expire au bout d’une heure. Un administrateur peut aussi limiter une installation à certains groupes, pour que, par exemple, seul le groupe comptabilité voie l’application de trésorerie.

Résultat : vous n’avez pas à gérer un second jeu de permissions pour chaque outil. La structure que vous avez déjà détermine ce que chaque application peut voir.

Ce que contient le Store aujourd’hui

Le catalogue est organisé en quatre domaines :

• Administration et finance : SweetTreasury pour la trésorerie et la banque, SweetControl pour le contrôle de gestion, SweetTimetable pour les feuilles de temps, Scadenze Studio pour les cabinets comptables, SweetISO pour la gestion de la qualité.
• Ventes et marketing : SweetCRM pour les contacts, les offres et les commandes, et SweetReach pour les canaux, les plans éditoriaux, les articles et les campagnes.
• Écoles : sept applications pour la vie quotidienne d’une école, de ScuolaBus et la cantine aux sorties scolaires, à la maintenance, à la bibliothèque, aux demandes d’achat et aux autorisations.
• 3D et patrimoine : Machines 3D, avec la visionneuse et les animations AerariumChain, facturé par machine.

Certaines applications ont un prix public mensuel et annuel ; d’autres sont configurées en fonction de vos données et de vos processus et font l’objet d’un devis après une courte démo. Le Store indique de quel cas il s’agit.

Installer une application, étape par étape

1. Choisissez le contexte. Décidez où l’application a sa place : à la racine du hive pour un outil utilisé par toute l’organisation, ou dans un contexte de premier niveau pour un outil propre à un service ou à un projet.
2. Ajoutez-la depuis la carte Apps. Ouvrez le contexte, allez dans sa carte Apps et choisissez l’application, ou partez du Store intégré à SweetHive et choisissez le hive et le contexte. Seuls les administrateurs du hive peuvent installer des applications.
3. Décidez qui l’utilise. Par défaut, l’application suit les groupes du contexte. Si seuls certains groupes doivent l’utiliser, limitez l’installation à ces groupes.
4. Ouvrez-la depuis le hub. Les applications installées apparaissent dans le contexte et dans le hub du hive, pour que chacun les trouve là où il travaille déjà.

Abonnements, packs et factures

Chaque application avec un prix public a son propre abonnement, mensuel ou annuel. L’abonnement annuel coûte dix mensualités : deux mois sont donc offerts. Les prix s’entendent hors TVA et les abonnements se renouvellent automatiquement ; l’activation d’un abonnement payant revient au propriétaire ou à un administrateur de l’organisation.

Les applications reposent sur un abonnement d’organisation (Team, Business ou Enterprise), qui fixe le nombre de personnes et d’invités, l’espace de stockage et les agents dont vous disposez. Si vous achetez une application seule, elle est facturée comme un abonnement distinct, en plus de votre abonnement d’organisation.

Si vous voulez tout regrouper, demandez un pack. Un pack réunit l’abonnement d’organisation et les applications sur un seul abonnement et une seule facture, avec une date de renouvellement unique. Notre équipe le prépare pour vous, et le propriétaire de l’organisation l’active en un clic. Le Store propose des combinaisons prêtes à l’emploi, comme la suite École ou la suite Administration, et vous pouvez demander la vôtre.

Les nouvelles organisations peuvent essayer SweetHive gratuitement pendant 14 jours sur leur premier abonnement. Les packs sont activés directement, sans période d’essai.

Quand l’application dont vous avez besoin n’existe pas

Chaque application du Store est née d’un processus réel dans une organisation réelle. Si celle qu’il vous faut n’existe pas, deux options s’offrent à vous. Les développeurs peuvent enregistrer leur propre application dans SweetHive, sous Developer, puis Apps : elle est examinée par notre équipe avant d’être publiée dans le Store, et le SDK est disponible en accès anticipé. Vous pouvez aussi nous décrire le processus et nous la construirons avec vous, limitée à vos contextes dès le premier jour.

Une courte liste de contrôle

1. Partez du travail, pas de l’outil. Quel processus prend trop de temps aujourd’hui, et dans quel contexte se déroule-t-il ?
2. Installez l’application là où se fait le travail. Une application de service dans le contexte du service, une application de projet dans le contexte du projet.
3. Gardez un public restreint. Limitez l’installation aux groupes qui en ont besoin ; vous pourrez l’élargir plus tard.
4. Passez au pack une fois votre choix arrêté. Essayez les applications une par une, puis demandez un pack pour n’avoir qu’un abonnement et une facture.

Parcourez le catalogue et les packs sur le SweetHive Store, ou créez votre hive et installez votre première application dans un contexte.